验收单是一种用于记录物品或工程验收情况的正式文件，主要用于确认采购的物资、设备或工程项目的质量、数量等是否符合约定标准。其核心作用是通过书面形式固定验收结果，为后续的财务结算、责任追溯等提供依据。

一、基本定义与作用

核心功能

记录验收对象的基本信息（如供应商、收货日期、货物名称、规格等）和验收结果（合格/不合格），并明确双方责任。

法律与财务价值

作为合同履行的证明文件，直接关联采购合同或工程协议，对资产计价、费用分摊及负债确认具有关键作用。

二、主要内容

基础信息栏

包含供应商名称、收货日期、货物名称、规格型号、数量、单价、金额、计划价、实际差额等。

质量与状态栏

记录验收标准、质量检验结果（如合格/不合格）、验收人员签字、部门主管审核等。

附加信息栏

可补充货运信息、原订购单编号、验收记录表、附件明细等。

三、应用场景

物资采购

企业采购原材料、设备后，通过验收单确认收货与合同条款一致。

工程验收

建筑、安装工程完成后，通过验收单确认工程进度、质量达标情况。

房产验收

购房时填写的交房验收单是确认房屋符合交付标准的重要文件。

四、与其他文件的区别

验收单：

针对具体项目或物品的验收记录，具有单一性。

验收书：汇总多个验收项目的总结文件，用于整体项目验收。

五、注意事项

完整性：

需一式多联（存根、报销、结算等），确保各方留存。

时效性：

验收后应及时填写，避免影响后续流程。

规范性：

格式应包含所有必要字段，避免因信息缺失引发纠纷。

通过规范填写验收单，企业可有效控制采购风险，保障资产安全与合规性。