调档函是单位之间调阅人事档案的正式文件，需包含以下要素。以下是具体格式和注意事项：

一、基本格式

标题

明确标注“调档函”或“人事档案调阅函”。

主送单位

写明接收档案的管理部门名称（如人才交流中心、高校学生工作办公室等），需完整标注全称。

正文内容

- 调档事由：

简明说明调档原因（如工作调动、入学录取等）。

- 档案信息：包括调出人员姓名、身份证号码、档案号等。

- 接收单位信息：单位全称、地址、联系电话及接收人姓名。

- 时间要求：明确档案需送达的截止日期（如入职前、入学后等）。

结尾

- 所有单位需加盖公章。

- 注明日期。

二、注意事项

格式规范

- 使用正式公文格式，字体通常为宋体或黑体，字号12号。

- 页边距上下左右各2.5cm，行距1.5倍。

内容完整性

- 所有必填项（如单位名称、姓名、身份证号、档案号、接收地址等）需完整填写，避免遗漏。

- 若涉及政审，需额外注明“政审调档函”并说明政审要求。

特殊情形处理

- 档案在人才交流中心：

需在调档函中注明该机构名称，并附上委托调档的授权委托书。

- 档案未整理完毕：需提前与原单位沟通，说明预计送达时间。

法律风险提示

- 身份证号等个人信息需与档案内信息完全一致，否则可能导致档案无法接收。

- 若未按时送达档案，可能影响入职/入学手续，需承担相应责任。

三、示例模板

工作调动调档函

单位：[公司名称]

日期：2025年3月19日

收件单位：[人才交流中心名称]

内容：

因工作需要，商调贵处[身份证号]等[姓名]名同志到我公司工作，档案需于2025年4月1日前转递至我公司人事部[接收地址]。请贵处审核后及时处理，谢谢合作。通过规范书写并严格审核，可确保调档流程合法合规，避免因档案丢失或延误影响个人职业发展。