文控文员的工作内容主要包括以下几个方面:
文件与资料的收集、整理、分类、鉴定、保管和保护
负责公司内部各类文件、资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和保护工作。
对收集到的文件进行分类、编号、登记,确保文件信息的准确性和完整性。
文件的签收、发放、登记和作废销毁
负责文件与资料的签收、发放和登记工作。
对过期无效文件进行作废销毁工作,确保文件管理的规范性。
受控文件的管理
负责受控文件的电脑化管理,包括文件的编号、分发、回收、作废和定期销毁。
监督和检查各部门的受控文件管理工作,确保文件的合规性和有效性。
文件的有效性检查和定期评审
定期对文件进行有效性检查,确保文件在使用状态、适宜性和按规定执行等方面符合要求。
参与文件的会签、评审、编号和分发工作,确保文件管理的严谨性。
文件资料的宣传、咨询和培训
开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。
将文控中心办成公司培训、教育基地之一,发挥文件资料的教育功能。
文件资料的保密工作
严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
确保涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的文档不被泄露。
文件资料的信息化管理
协助公司推进文档信息化进程,参与文档管理系统的建设、优化和维护,提高文档管理的效率和便捷性。
负责公司体系文件原件、公司领导受控文件的管理工作。
其他行政事务
负责公司会议的通知、记录工作。
负责公司文件资料的打印、登记、发放工作。
负责总经理办公室的清洁卫生。
负责公司办公用品、劳保用品的分配和发放。
负责报刊杂志订阅工作。
负责接待办公室的来访人员。
负责公司电话的接听、记录工作。
这些工作内容涵盖了文控文员在公司中的主要职责,从文件管理到保密工作,从信息化管理到行政事务处理,确保公司文档资料的安全、完整和有序。