公文函的写作应当遵循一定的格式和规范，以确保其正式性、准确性和有效性。以下是一个公文函的基本结构和写作要点：

标题

标题应简洁明了，一般由发文机关、事由和文种三部分组成。例如：“XX公司关于是否举办楼宇自动化培训班的函”。

也可以使用省略式标题，如：“关于举办楼宇自动化培训班的函”。

主送机关

主送机关应顶格写明全称或规范化简称，后标冒号。例如：“XX大学：”。

正文

开头：简要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等。例如：“鉴于近期全球新冠疫情的严峻形势，我方决定向贵组织申请一批疫苗援助。”。

主体：说明致函事项，把具体需要、意见告诉对方。内容应明确具体，语气委婉恳切，提出要求应给对方留有余地。例如：“敬请贵组织予以审批，期待您的回复。”。

结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。例如：“特此函商”“特此函告”“请即复函”“特此函复”等。

落款

发文机关署名，成文日期（右下角）。例如：“中华人民共和国外交部，2021年9月1日。”。

附件

如有附件，应在正文结尾处注明附件名称和件数。例如：“附件：疫苗援助申请表格（1份）”。

格式规范

字体和字号：一般采用仿宋GB2312或黑体字体，字号为小四号。

行间距：一般为1.5倍行高。

段落间距：一般为10磅。

页边距：一般为上下2.54厘米，左右2.1厘米。

页眉和页脚：页眉标注“文件”二字，页脚标注页码。

编号：包括发文单位、文种、年份和序号，如“外交部函（2021）001号”。

签名：应加盖公章，并与正文落款单位名称一致。

灵活性

函的格式相对灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函在格式上没有严格具体的要求。

通过遵循以上结构和格式规范，可以确保公文函的写作既规范又具有专业性，有效地传达信息并表达意图。