编写说明报告时，可以按照以下结构和要点进行：

标题

清晰地表达报告的主题或目的。例如：“关于XX项目延期的情况说明”或“关于某次活动组织情况的说明”。

概述或背景介绍

简要介绍报告所涉及的背景信息和相关的问题或情境。例如，说明报告的目的、背景、相关背景信息等。

目标或目的

明确地陈述报告的目标或目的，即解决问题、提供建议或分析情况等。

方法或过程

描述解决问题或完成报告的方法、步骤或过程，包括收集信息、分析数据、调查研究和使用的工具或技术等。

结果或发现

详细描述研究、分析或调查所得到的结果或发现。利用图表、表格或其他可视化工具来支持和清晰地展示数据和结果。

分析或解释

对结果进行适当的分析或解释，说明它们对问题的意义、影响或潜在解决方案等。

建议或推荐

根据研究和分析提出具体的建议或推荐措施，以解决问题或改善情况。

结论

总结报告的主要内容和要点，并强调达到的目标或解决方案的适用性和可行性。

参考文献

列出在报告中引用或参考的所有文献、资料或来源，遵循规定的引用格式。

附录（可选）

在附件中包括一些和主要内容相关的补充信息，如原始数据、图表、调查问卷、照片或其他支持材料。

在写报告时，注意以下几点：

结构要清晰：使用标题和分节标题来划分不同的部分，让读者可以快速跳转到感兴趣的内容。

表达简明扼要：使用清晰、简洁但又具体的语言来阐述观点和提供解释。避免使用过于复杂的术语或专业术语，如果必须使用，应该解释其含义。

保持客观：在撰写报告时，保持客观的态度，避免过于主观的表述，以确保信息的准确性和可信度。

审核与修改：在完成报告后，进行多次审核和修改，确保报告内容准确无误，如有可能，可以请其他人帮忙审阅，提出宝贵意见和建议。

通过以上结构和要点的遵循，可以编写出一份清晰、准确、有说服力的说明报告。