文件主题词的写法如下：

选择主题词 ：主题词应反映文件的主要内容特征，并可供制作索引和检索文件主题依据。通常选择3~5个词或词组，也可根据内容略少或略多。

明确词义：

选定的主题词必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念。

标引位置：

主题词一般列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之间要有适当空白间隔。具体来说，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。

标引方法

文件标题摘录：

从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题词。例如，《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为：“预算 管理”。

文件正文提取：从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。例如，《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检 财务”。

题文结合撮要：将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例如，《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为：“组织机构 人事 法制”。

批发文件择重：重点在批转、转发性文件或发布法规、条例的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。例如，《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简化方案（草案）〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》主题词即为：“语言文字”。

标注文种不一：分析主题词同文种的关系，通常有两种情况：一是法规类文件标注文种，二是通知类文体一般不标文种。

避免错误

前题后移：应将标题中的关键词提取出来，而不是将整个标题搬移到后面作主题词的词目。

置放错位：主题词应正确放置在文件尾部分的指定位置，不能错位。

生造词目：主题词的词目选用要全面、真实地反映公文的主要内容，不能超出正在执行的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。

遵循格式：

主题词构成格式是“类别词”+“类属词”+“文种词”。类别词反映文件主题范畴，类属词反映文件内容，最后一个主题词一般表示文种。

通过以上步骤和方法，可以确保文件主题词准确、清晰地反映文件的主要内容，便于检索和管理。