发函的格式通常包括以下几个部分：

标题

标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成，例如：“XX公司关于XX事项的函”或“关于XX事项的函”。有时也可省略发文机关，直接由事由和文种组成。

主送机关

主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，应顶格写明全称或规范化简称，后标冒号。

正文

正文结构一般由开头、主体、结尾和结语等部分组成。

开头：简述发函的缘由、目的或依据。复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。

主体：清晰、具体地阐述发函的主要事项。应做到一事一函，避免内容繁杂。

结尾：用礼貌性语言向对方提出希望、请求或要求对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。

结语：根据函的不同类型选择合适的结语，如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。也可使用“此致”、“敬礼”等普通信件的结束语。

落款

在正文右下方署名并加盖公章。如果是单位发出的函，应写明单位全称；如果是个人发出的函，应写明个人姓名。

日期：在落款下方写明成文日期，一般用阿拉伯数字书写，如“2024年8月3日”。

附件

如有附件，应在正文之后，落款之前注明附件名称及顺序。

标题：关于XX事项的函

主送机关：XX公司

正文：

尊敬的XX公司：

您好!

我谨代表XX公司，向您表示诚挚的问候。此次发函，主要是为了告知贵公司关于XX事项的相关信息。

一、背景介绍

（在此部分简要介绍事情的背景和原因）

二、具体事项

（在此部分详细阐述需要告知或联系的具体事项）

三、期望与要求

（在此部分提出希望对方采取的行动或回应）

结语：

期待贵公司的回复与支持。如有任何疑问或需要进一步讨论的事项，请随时与我们联系。

落款：

XX公司

发函日期：2024年8月3日

请注意，具体的发函格式可能会根据不同的发文机关和单位要求有所差异，建议在实际操作中参照相关规定和要求。