如果发现质量不好,需要通知对方的书面函件应包含以下几个关键要素:
开头
正式称呼,如“尊敬的XX公司负责人”或“尊敬的{收件人姓名}”。
简明扼要地说明写信的目的,即通知对方关于产品质量问题的发现。
问题描述
详细描述发现的质量问题,包括产品名称、生产批次、具体问题等。
如有可能,提供问题发生的时间、地点和具体情况。
影响说明
说明质量问题对使用方或客户造成的影响,包括任何潜在的安全隐患或不便。
之前的沟通
如果之前已经就同一问题进行过沟通,应提及这些沟通的情况和结果。
要求与建议
明确提出解决问题的要求或建议,如要求对方立即检查并确认问题、提出解决方案、安排退货或更换等。
如果适用,说明愿意与对方合作,共同寻找解决方案。
法律后果
指出如果对方不采取适当措施,可能会面临的法律后果或索赔。
结尾
表达希望对方重视此问题,并期待其回复和解决方案。
感谢对方的理解与合作,并附上联系方式以便进一步沟通。
落款
发件人的名称、地址、联系方式和日期。
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尊敬的XX公司负责人:
您好!感谢贵公司长期以来对我们产品的支持与信赖。近日,我司在产品质量抽检过程中,发现部分批次产品存在品质问题,为了保障您的权益,避免可能造成的损失,特此通知贵公司。
1. 产品名称:XX产品
2. 生产批次:20XX年XX月
3. 具体问题描述:在抽检过程中,我们发现部分XX产品存在明显的制造缺陷,具体表现为[详细描述问题]。
我们非常重视产品质量和客户满意度,因此我们认为您应该知道这些问题,以便您公司采取适当的措施来改善产品质量和服务。请您在收到此函后尽快回复,并告知解决该问题的计划和时间。
若您需额外的信息或者检查流程,请及时告知我们,以便我们共同制定解决方案。我们期待您的积极回应,并希望能尽快解决这一问题。
顺颂商祺!
[发件人公司名称]
[发件人姓名]
[发件人职位]
[联系电话]
[电子邮箱]
[日期]
```
请根据实际情况调整上述模板中的内容,以确保函件准确反映具体问题和要求。