回复工程款催告函时,应当遵循以下步骤和要点:
确认催告函的真实性
在回复之前,务必核实催告函的真实性,确保其来源可靠。
明确欠款金额和付款日期
在回复中明确说明欠款的具体金额以及根据合同约定或法律规定应支付的日期。
说明已采取的措施
如果已经采取了某些措施(如多次协商、发送书面催款函等),应在回复中说明这些情况。
提出解决方案和时间期限
在回复中明确提出解决方案,如分期付款、一次性支付等,并给出明确的时间期限。
警告可能的后果
警告欠款方如果不按时支付款项可能面临的法律后果,如诉讼、罚款等。
保持礼貌和专业
尽管是催款,但应保持礼貌和专业,避免使用过于强硬或威胁性的语言。
附上必要的文件
如有必要,附上相关的合同、发票、付款记录等文件,以支持你的说法。
请求书面回复
建议对方以书面形式回复,以便留下证据。
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江南工程建设有限公司:
贵司于本月二十四日发出的工程款催告函已收悉。经我公司研究,回复如下:
根据我公司与贵司签订的工程建设合同约定,我公司将会按合同约定的付款日向贵司付款。具体日期为:10月31日付90万元;11月15日付105万元。
特此回复。
江南工程建设有限公司
[日期]
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请根据实际情况调整上述模板中的内容,以确保回复的准确性和有效性。
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