公文的格式一般包括以下几个部分:
标题
标题是公文的简要概括,一般采用黑体或宋体字体,以醒目、简洁为宜。标题通常包括发文机关、发文事由和公文种类三部分,例如:“XX市人民政府关于XX事项的批复”。
主送机关
主送机关是公文的发布者,通常用全称或简称表示。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
正文
正文是公文的主体部分,要求用简练、明确的文字表达出所要传达的信息。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。
发文机关署名
发文机关署名即落款,通常写在正文的下面偏右处,又称落款。发文机关一般要写全称,也可盖印,不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证。
发文日期
发文日期必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期一般以领导人签发的日期为准,经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。
附件
附件是附属于正文的说明、补充或供参考的材料。附件的全文排在主文之后,并在主文的正文之下、发文机关及其印章之上,注明附件的顺次及标题。
印章
公文一律加盖印章,这是正式成文的标志。印章盖在单位名称和日期上,落款单位要与印章一致,否则,失去法定存在权。
抄送机关
抄送机关指非由其答复或主办该件公文,但与其工作有关而需发给其了解的收文机关。抄送机关写在文尾。
版记
版记包括承办制发(翻印)公文的单位名称、制发(翻印)日期及印刷份数,均放在公文末页最下端。
其他要素
除了以上几个基本要素外,公文还可能包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。
这些要素共同构成了公文的完整格式,确保了公文的专业性、规范性和法律效力。在实际工作中,严格按照公文格式写作,有助于提高公文的质量和效用。